Technique n ° 1: Utilisez la méthode TOP
Pour préparer l’animation de réunion ou pour des réunions de haut niveau, cette méthode est absolument nécessaire. Pour le dire simplement, au moins, derrière cet acronyme se cache en fait une arme puissante pour faciliter les réunions:
T pour Thème : Toute réunion commence toujours par la définition du thème, et la définition du thème n’est rien de plus que sa définition. La mise en place à l’avance permet de déterminer l’ambiance de la réunion. L’ordre du jour sera rédigé en fonction du thème. La meilleure façon d’impliquer des collègues sur le sujet de la réunion est de l’exprimer sous forme de question.
O pour Objectifs : Qu’en est-il des objectifs: vous avez un sujet, mais avez-vous clairement défini les objectifs de la réunion par rapport à ce sujet? Quelles solutions souhaiteriez-vous proposer à l’issue de la réunion? Mettez-les par écrit, au plus trois points par ordre d’importance.
P pour plan: Le plan vous permet de centrer le débat sur les points les plus importants et de ne pas vous laisser distraire en perdant de vue ce qui est important. Cependant, l’ordre du jour ne doit pas dépasser 3 points. Cela permet une réunion fluide.
Technique n ° 2: Augmentez l’efficacité avec la technique d’animation de réunion fractionnée
Vous pouvez limiter la liste des points à l’ordre du jour d’une réunion, mais certains d’entre eux continueront pendant toute la période de validité en raison de l’importance des sujets. Si vous êtes conscient de vous impliquer dans ces types de discussions, il est préférable d’utiliser la méthode de partage.
Cette méthode consiste à diviser les longues réunions en sessions plus courtes. En effet, il a été prouvé que le temps de concentration maximum d’une personne est de 25 minutes. De plus, il est plutôt difficile de rester concentré, pertinent et efficace. Par conséquent, il vaut mieux s’en tenir à ce délai. Au lieu d’organiser des sessions d’une heure et demie voire 2 heures, choisissez plutôt des sessions de 25 minutes. L’intérêt ? L’animation de réunion sera plus dynamiques et ont un plus grand impact.
Technique n°3 : Optez pour une animation de réunion décontractée « World Café »
Une technique très appréciée aux Etats-Unis est la rencontre “World cafe” en faveur du dialogue autour d’une tasse ou d’une machine à café. Le but de cette technique de facilitation de réunion est de créer une atmosphère d’échange informelle de sociabilité et d’échange.
Aimeriez-vous avoir des réunions plus dynamiques? Utilisez cette technique que vos employés adoreront sûrement. C’est particulièrement parfait pour les réunions de brainstorming. Des réunions d’échange de bonnes pratiques ou de retour d’expérience peuvent également être personnalisées.
Il vous suffit de créer des groupes de discussion sur la réunion et les objectifs à atteindre. Cette technique d’animation de réunion donne à chaque groupe une heure déterminée pour un débat, à l’issue duquel le rapporteur de chaque groupe rédige un rapport sur les discussions tenues.
Technique n°4 : Dynamisez votre temps de prise de parole avec le Pecha Kucha
Soyez sûr de cela! Vos collaborateurs n’ont pas le temps ni le désir de passer plus d’une heure après votre présentation. Il n’y a rien de mieux pour sceller la dynamique de la réunion. Donc, si vous avez besoin de faire une présentation PowerPoint pendant la réunion, utilisez la méthode Pecha Kucha.
Dérivée du mot japonais, cette phrase signifie «fin de conversation». Il vous permet d’allonger le temps de parole en limitant votre présentation à 20 diapositives envoyées à une cadence de 20 secondes. Cela vous permet de présenter un maximum de 6 minutes et 40 secondes.
Vous devez être un grand conteur car vous ne pouvez parler que pendant 60 secondes entre chaque diapositive.
Cet impératif, vous impose brièveté et rythme. Soyez donc informatif et persuasif.
Technique n°5 : Rendez l’animation de vos réunions efficaces grâce à la méthode de l’IPPDA
Voulez-vous que votre réunion soit optimale?
Exécutez la technique IPPDA: informations, problèmes, propositions, décisions et actions. Ceci vous permet de suivre les décisions prises pendant la réunion. Vous devez savoir que les procès-verbaux des réunions ne sont pas seulement des comptes rendus des discussions tenues. Avec IPPDA, vous pouvez créer un tableau de bord basé sur votre rapport de réunion pour transformer cette liste de tâches en réalité.
En définitive, il peut être intéressant de passer par une location de salle de réunion pour organiser des événements professionnels. Découvrez nos salles pour effectuer vos prochaines réservations.
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