Vous souhaitez organiser des séminaires, formations, conférences …? Vous recherchez le lieu idéal pour vos événements?
Veuillez prêter attention à 5 choses pour que votre journée soit réussie :
1/ Ambiance et niveau de standing
Que souhaitez-vous faire pour la réunion ?
Décontracté, chic, atypique ou professionnel … Dans tous les cas, l’environnement et le style de la pièce choisie influenceront l’ambiance de votre journée. Selon la situation, vous pouvez choisir une salle traditionnelle (hôtel / restaurant, centre d’affaires), une salle dédiée aux séminaires (par exemple, le théâtre du château) ou une salle moins traditionnelle (espace bureau, hôtel, etc.).
Souhaitez-vous faire de cet événement un outil d’incentive ?
Si vous souhaitez que cet événement soit un moyen de féliciter votre équipe et de leur offrir une expérience inoubliable, assurez-vous que le message envoyé par la salle de conférence puisse accomplir la tâche: trouvez l’équipe de personnes qui fera un « wow » en vous . Posez-vous la question de savoir si vous avez besoin de trouver un endroit complètement privatisé.
Le lieu répond-il à votre niveau d’exigence ?
Confirmer qu’il y a une réception sur place peut vous permettre d’être accueilli à votre arrivée (sic), mais vous pouvez également vous contacter lorsque vous rencontrez des problèmes pratiques pendant la journée. Si vous le souhaitez, veuillez également vérifier si la pièce bénéficie de lumière naturelle. Pour vérifier ces points, prenez au moins une photo détaillée du lieu, puis faites votre voyage idéal.
2/ Taille et équipement
Combien de personnes assisteront à votre événement?
Avant de commencer vos recherches, vous devez comprendre ce nombre, car là encore, l’emplacement idéal dépend généralement de ce paramètre. Il n’y a rien de pire qu’une pièce trop grande pour votre équipe, se perdre au milieu d’un hangar bruyant … sans compter que la pièce est trop petite et que la température va monter rapidement !
De quels équipements avez-vous besoin ?
Assurez-vous que tout le matériel dont vous avez vraiment besoin est disponible (et vérifiez si vous l’avez payé …): vidéoprojecteur, tableau blanc, paperboard, pieuvre téléconférence, connexion internet, imprimante … Si votre événement a lieu par temps chaud, assurez-vous également que le lieu est climatisé. L’espace extérieur peut également être un plus.
3/ Organisation de votre journée
De quel agencement avez-vous besoin ?
Vous aurez peut-être besoin d’une salle modulable pour des séminaires en petits groupes, d’un espace détente pour les pauses et déjeuners, d’un aménagement spécifique du mobilier …
Quelles prestations attendez-vous ?
La salle peut vous fournir un « kit de réunion », généralement composé d’une bouteille d’eau, d’un bloc-notes, d’un stylo, etc. De même, la plupart des chambres proposent des services de repos: café et thé, pâtisseries …
Souhaitez-vous passer toute la journée en réunion ?
Dans ce cas, la salle doit vous offrir la possibilité de dîner sur place sous forme d’assiette ou de service traiteur. Sinon, veuillez vérifier s’il y a un restaurant à proximité et n’oubliez pas de faire une réservation. Dans ce dernier cas, veuillez vérifier si votre chambre est sûre lorsqu’il n’y a personne, afin de pouvoir y laisser l’appareil.
Voulez-vous terminer votre journée sur une note conviviale ?
Voyez avec le lieu s’ils peuvent organiser un apéritif, une dégustation, ou une visite/activité aux alentours si l’environnement s’y prête.
Souhaitez-vous passer plusieurs jours sur place ?
Le lieu propose peut-être un hébergement, ou saura vous indiquer les hôtels ou chambres d’hôtes de la région.
4/ Localisation
En fonction de vos objectifs de la journée, la salle doit être très proche de l’entreprise pour optimiser le transport, ou si vous voulez brouiller l’équipe, elle doit être dans un rayon que vous définissez.
Parfois, ce n’est pas la distance dont il faut se souvenir, mais le temps de transit, qui dépend du débit routier et / ou du service de transport en commun: bref, le lieu doit être facilement accessible et il ne doit pas causez des ennuis à vos employés.
Pensez également au covoiturage! Si nécessaire, veuillez vérifier s’il y a des places de parking disponibles (quel est le prix?).
5/ Prix
Selon la chambre, le prix de la chambre sera composé du prix par personne ou l’inverse. Évidemment, vous devrez effectuer quelques calculs pour rendre ces prix comparables. Sans parler des différentes options de paiement qui sont parfois ajoutées.
Pour vous aider, n’hésitez pas à demander des devis pour plusieurs emplacements après avoir expliqué vos besoins.
N’oubliez pas de réserver à l’avance, car parfois les meilleurs endroits ne peuvent être occupés que par la tempête des mois à l’avance !
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