Il est essentiel d’assurer le succès de la réunion et la préparation de l’ordre du jour est une étape clé qui ne peut être ignorée.
Une liste complète de tous les points à traiter lors de la réunion doit être rédigée et diffusée en temps opportun. L’ordre du jour doit être clair pour tous les participants et articulé pour que la réunion soit fluide, rythmée et maîtrisée en termes de durée et de productivité de la réunion. L’Espace Vega, expert en location de salles de réunion sur le mans, vous donne des conseils sur la façon de rédiger correctement un ordre du jour de réunion. Suivez la procédure!
1) L’objectif premier de la réunion
Si votre réunion était un livre, quel titre lui donneriez-vous? Le nom de la conférence est simple et clair, et tous les participants auront une compréhension préliminaire de ses principaux objectifs. Est-ce une réunion hebdomadaire? Comité de gestion? réunion d’affaires? Réunion du personnel? Point commercial mensuel? Vos employés sauront immédiatement de quoi vous parlez.
2) Qui ? Ou ? Quand ?
À ce stade, vous pouvez spécifier des informations importantes sur l’organisation de la conférence:
- Date et l’heure
- Salle de réunion (si vous louez une salle de réunion chez Espace Vega, merci de préciser son nom, son emplacement, son adresse…)
- Participants invités (leur prénom et nom, titre du poste)
- Intervenants externes (orateur, intervenant …, quelques lignes de brève introduction)
3) Les Objectifs donnés
Afin de ne pas perdre de temps à vos collaborateurs, il est important de définir le plus clairement possible les différents objectifs à atteindre lors de cette réunion. Par conséquent, pour chaque sujet abordé, énumérez vos objectifs attendus en quelques phrases. En ce qui concerne les points clés, ne les répétez pas.
4) Le déroulement de la réunion : Planning
Pour que la réunion soit chronométrée et ne pas oublier de quoi couvrir, un planning est essentiel. Chaque participant, chaque orateur saura quand il pourra parler pour exprimer ses pensées ou partager ses informations. Si vous utilisez des haut-parleurs externes, pensez à prévoir du temps pour les invités spéciaux. Il est préférable de les contacter à l’avance pour faire un plan ensemble. De plus, prévoyez du temps supplémentaire à la fin de la réunion pour poser des questions / réponses, ou permettez à vos employés de discuter librement entre eux ou de retourner dans des endroits peu clairs.
5) Validez et envoyez à vos collaborateurs
Les participants seront principalement basés sur l’ordre du jour de la réunion, veuillez donc relire (ou relire) avant de l’envoyer pour vérifier les erreurs. N’envoyez pas l’ordre du jour la veille de la réunion. Au moins une semaine avant le jour J, prévoyez suffisamment de temps pour que les participants aient le temps de préparer des présentations ou des idées.
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