Les 7 étapes clefs pour organiser un séminaire d’entreprise réussi

Depuis plusieurs années, de nombreuses entreprises organisent des séminaires pour leurs salariés ou partenaires. Afin de motiver les troupes, ces jours de l’année ne peuvent représenter qu’un atout important pour accroître la productivité de l’entreprise. En tant que véritable défi, son organisation ne doit pas être prise à la légère. De même, en ce qui concerne les activités, les choix sont nombreux et variés. Pour vous aider à organiser le séminaire, veuillez suivre notre guide étape par étape. Vous aurez certainement de bons souvenirs de cet événement.

1- Connaissez très bien vos participants

Avant de commencer à mettre en œuvre votre projet de séminaire, le nombre de participants doit être déterminé. Cela vous permettra de mieux choisir une salle qui correspond à vos besoins, votre personnel et vos thèmes.

Ensuite, il est nécessaire de prendre en compte les données personnelles des participants:

• Le séminaire est-il adapté aux managers, aux entreprises clientes ou aux salariés ?
• Sera-ce le même groupe ?
• Quel est l’âge moyen des participants ?

L’ensemble du séminaire devrait être mené sous la considération des participants.
Il doit donc répondre aux besoins et aux attentes de chacun, tout en tenant compte de leurs domaines d’intérêt éventuels. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’un petit groupe ou d’un groupe géographique spécifique. Vous devez donc organiser un séminaire à la hauteur de vos attentes et favoriser le bien-être des collaborateurs.

2- Déterminer des objectifs spécifiques et proposer des sujets

Pour organiser un séminaire d’entreprise et le réussir, il est essentiel de définir ses attentes et ses cibles en amont. C’est le meilleur moyen d’éviter les erreurs et de ne pas perdre de temps.

• Qui va l’événement ?
• Est-ce un lancement de produits ?
• De la présentation du budget de l’entreprise ou d’un bâtiment d’équipe ?
• Une réunion pour conserver des contacts et des partenaires commerciaux ?

Si l’objectif du séminaire est de créer une bonne cohésion de groupe, pourquoi pas proposer des Jeux olympiques, des jeux de rôle et de recherche ou un quizz ou encore une soirée de karaoké?
D’autre part, si l’objectif est de réaliser un travail efficace, il est préférable de parier sur des salles de coworking pour combiner facilement des activités et des micro-réunions.

Si c’est un  lancement de produit n’hésitez pas à inviter des journalistes. Pour des séminaires de sujets mixtes, assurez-vous de prendre une place propice au divertissement et à l’espace conçu pour le travail.

Il est également important de garder à l’esprit qu’un séminaire peut être effectué un jour ou l’heure d’un week-end en fonction des ressources et de la volonté de la société. Pour une excellente organisation, vous devez sélectionner le format du séjour. En général, c’est une journée au travail.

N’oubliez pas de penser à un thème accrocheur chaque année pour séduire les participants lorsque l’événement est dédié aux clients ou aux employés.

Quid de la thématique ?

La sélection d’un thème peut vous paraître être une mission assez superflue pourtant, c’est la thématique qui guidera la bonne gestion et la bonne organisation de votre séminaire.

Si vous optez pour un team building à la montagne, n’oubliez pas les descentes des pistes de ski, les soirées aux feux de cheminée ou les fondues. Un séminaire artistique lui, se déroulera à Paris par exemple, vers les nombreux musées qui y sont visibles. En ce qui concerne les activités, il est recommandé de proposer une activité sportive avec de multiples niveaux pour booster les participants.

Mais il faut que ce soit accessible à tous et que ça permette de souder la team : un laser Game, un cours de sport, une descente en Canoé. Le sport fait monter l’adrénaline et permet à chacun de se surmonter. Pour les équipes moins sportives, pensez à eux avec des activités plus soft.

3 – Trouver le lieu et les partenaires en adéquation

Pour faire un séminaire d’affaires prospère, il est nécessaire de connaître vos motivations sur votre organisation:

• Quel genre de séminaire voulez-vous organiser ?
• Quel est le but de votre événement ?
• Combien d’invités voulez-vous recevoir dans une pièce ? 20, 50, 100, 200 ?

Répondez à ces questions, puis écrivez pour soutenir la réponse pour vous aider à choisir le site du séminaire.
Si vous souhaitez organiser un bâtiment d’équipe, vous devez penser à un endroit ventilé où nous pouvons organiser une activité sportive ou artistique. Un lieu qui peut consolider la cohésion et l’esprit d’équipe sera nécessaire. Cependant, si vous voulez plus organiser une formation à votre équipe, pensez à une salle de réunion avec projecteur vidéo ou avec connexion Internet. Le nombre de participants devrait être estimé car il vous permettra de réserver une place en adéquation.

4 – Optimiser et enrichir vos temps de travail

Ici, il est question de sélectionner les meilleures dates pour faire de votre séminaire un projet réussi. Nul besoin de proposer un team building quand les missions que vous avez à effectuer sont nombreuses. Cela risque de perturber le rythme mis en place pour atteindre les objectifs.

Sélectionnez une date à l’avance et communiquez-le tout au plus vite aux participants afin qu’ils puissent s’organiser. En cas de doute vous pouvez également adresser à votre personnelle une suggestion de date afin de choisir celle qui vous permettra d’avoir plus de personnes disponibles.

De base il est conseillé d’évitez :

• Les mois des vacances (juillet, août ou décembre)
• Les dates avant ou après les ponts
• Évitez les vacances scolaires et les dates se référant à des manifestations.

Ensuite, préparez un planning pour chaque participant. De ce fait, ils pourront exploiter leur temps de travail au maximum et ils pourront en profiter pour savoir quelles sont leurs obligations durant cette journée. La date dépendra donc des disponibilités de tout un chacun et du lieu à réserver. Il faut une certaine rigueur dans l’organisation et une communication assez fluide pour décider d’une date en commun.

5 – Proposer des moments forts en cohésion

Pendant une période de crise, il est à rappeler que le séminaire est de mise pour trouver des mesures qui permettront de surmonter les difficultés, mais aussi de consolider les équipes. Une entreprise se doit de motiver et de fédérer les employés afin d’obtenir des objectifs sur le long terme et pour de meilleures performances au bureau.

Durant le séminaire donc, il sera inutile d’aller charger l’emploi du temps de vos participants avec des réunions. Il est aussi important de prendre le temps de réserver des activités extraprofessionnelles. Se retrouver dans un contexte différent du travail permettra de mieux véhiculer les valeurs qui sont chères à l’entreprise.
Le respect, l’échange, la communication, la collectivité, la synergie et l’intégrité doivent être mis en avant pendant un séminaire.

En ce qui concerne les activités, elles peuvent être libres, comme le fait d’installer un baby-foot géant, faire une partie de billard… Il existe aussi des activités qui sont encadrées par des professionnels comme la Murder Party, les soirées Quizz ou les soirées de danse.

Le but c’est que les participants puissent construire quelque chose ensemble, puissent apprendre à travailler ensemble et valoriser l’esprit d’équipe.

Vous pouvez miser sur des activités ludiques et conviviales comme les ateliers de cuisine, ou mener des enquêtes policières en équipe.

Pourquoi ne pas miser sur des activités écoresponsables et citoyennes ? Rassembler les participants autour d’une thématique qui est importante comme la protection de l’environnement ne peut être qu’avantageuse.

6 – Gérer les aléas liés à l’événementiel

En tant que chef de projet, vous savez que la gestion d’un projet et surtout d’un séminaire n’est pas une chose aisée. La route peut être semée d’embûches et d’imprévus. Des aléas peuvent venir perturber la bonne marche de votre organisation. Voici quelques conseils pour gérer cela :

• Accepter l’imprévu
  Il faut accepter que tout ne se passe pas forcément comme voulu et que si des événements inattendus se produisent, il ne faille pas s’affoler. Bien évidemment, il ne s’agit pas ici d’avoir une attitude fataliste, mais il s’agit de se préparer à accueillir les imprévus plutôt que de les subir. Vous ne serez donc pas découragé lors de la préparation de votre séminaire.

• Gérer ses émotions
  Un imprévu peut susciter le stress, l’anxiété, la panique, la surprise ou encore la colère. En tant qu’organisateur, il est donc indispensable de maîtriser ses émotions et de ne pas les reporter sur toute votre équipe. Il faut rester positif et se concentrer sur l’objectif final : la bonne organisation de votre séminaire.

•  Savoir faire preuve d’optimisme
  En tant que chef de projet événementiel, il est indispensable de garder le sourire et d’être confiant en ce qui concerne ses projets. Rester focaliser sur ses objectifs n’est pas une mince affaire. Il faut être déterminé à accomplir son but et ne pas laisser les aléas se mettre en travers de votre chemin.

• Savoir s’adapter
  Pour un séminaire réussi, il est indispensable de savoir rebondir face aux imprévus et surtout de s’y adapter. Avec un planning serré, il n’est pas évident de rester zen face aux nombreux obstacles. C’est pourquoi, dès la planification du projet, il faut faire preuve de souplesse et prendre en considération ces divers aléas. Il sera ainsi plus facile de les gérer par la suite et de rester ouvert pour mieux s’adapter.

• Tenir compte des nouvelles opportunités
  Parfois, un événement inattendu n’engendre pas forcément du négatif. Au contraire, cet imprévu va peut-être déboucher sur des changements qui sont nécessaires : une meilleure organisation, de nouvelles priorités, de nouveaux échanges… Vous vous rendrez sûrement compte que cette trajectoire est meilleure que la précédente. Il y aura peut-être des options que vous avez oublié de reconsidérer. Justement, en saisissant cette nouvelle opportunité, votre séminaire d’entreprise ne pourra que bien se passer.

• Savoir anticiper
  Bien sûr, il est quasiment impossible d’anticiper tous les imprévus. Mais pour éviter d’être pris au dépourvu, parfois il faut anticiper sur le temps que ça prendra de gérer les aléas liés à l’événement. Dès le commencement du projet, vous devez prévoir une plus grande marge de temps pour accomplir telle ou telle tâche. Vous pouvez aussi rallonger les échéances de missions plus importantes. Avec votre équipe, vous aurez donc plus de temps pour venir à bout de chaque chose inattendu.

7 – Demandez un feed-back à vos séminaristes

Le séminaire d’entreprise est un événement annuel qu’il faudra bien évidemment communiquer. Avant le jour du séminaire, il faut s’assurer de son bon déroulement.

En interne, cela se passera par un échange d’emails. Aussi, il faut prévenir les participants de la tenue à prévoir et des thématiques à aborder et il ne faut pas hésiter de faire appel à eux pour une meilleure organisation.

Après le séminaire, il est indispensable de dresser un bilan de ce qui a été dit et ce qui a été fait. C’est l’occasion de gratifier les participants, d’encourager leur travail et de relayer les photos de la journée sur les réseaux sociaux de l’entreprise. Cela va montrer l’esprit d’équipe et la cohésion de groupe qui y règne. Il est indispensable de configurer l’adresse de messagerie de chaque participant ou de créer un groupe précis.