Une réunions d’équipes de 8 personnes passe en moyenne 32 jours par an à se synchroniser, pour quel résultat ? Des tours de table à rallonge pendant lesquels les sujets urgents sont souvent traités au même niveau que des informations plus anecdotiques.
Si vous souhaitez faire prendre conscience à vos collègues du temps perdu en réunion, proposez-leur ce rapide test. Que vous soyez manager ou non, voici 6 idées pour vous aider à repenser votre organisation et gagner en sérénité.
Définir l’objectif de votre réunion d’équipes et le communiquer
Pourquoi souhaitez-vous vous réunir ? Quel est l’objectif de votre réunion ? Derrière ces questions un brin provocatrices, une ambition : vous questionner avant de mobiliser du temps et de l’énergie chez vos collègues. Par ailleurs, communiquer votre objectif avant et en début de réunion est un excellent moyen de fédérer l’équipe. Cela permet de mettre tout le monde au même niveau avant d’entamer la discussion.
Inviter les bonnes personnes
La tendance naturelle serait d’inviter autant de personnes que possible pour que chacun sache ce qui est pris. La réalité est bien différente: plus on est nombreux, moins les échanges sont constructifs et plus le programme est facile à suivre (digressions + droit de réponse = planning explosif). Enfin, sélectionnez soigneusement les participants pour leur capacité à synthétiser et arbitrer sur les sujets à avancer.
Proposer une plage horaire de 20 minutes par défaut.
Comme nous l’avons vu plus haut, les réunions d’équipes nécessite une très grande quantité de ressources pour les individus et les organisations. Une réunion bien préparée de 20 minutes est souvent plus efficace qu’une réunion d’une heure et demie sans rythme. C’est aussi un engagement envers les participants. Les mobiliser pour le minimum de temps pour obtenir le maximum d’effet. Si le sujet à aborder est très dense, deux fois plus long (40 minutes) mais rien d’autre, le cerveau humain ne peut plus rester concentré.
Préparer l’agenda en amont
Une réunion efficace est une réunion préparée. De la même façon qu’il est important de communiquer l’objectif de votre point. Il est aussi primordial de construire et d’envoyer un agenda avant la réunion. Le gabarit standard est une séquence de points à couvrir, généralement classés en 3 catégories :
- Décisions : les sujets pour lesquels une décision doit être prise en séance. Ex: lancement de la nouvelle campagne marketing, opportunité commerciale à saisir.
- Besoins d’aide : les sujets sur lesquels un ou plusieurs de vos collègues requièrent expertise ou assistance pour avancer correctement sur leurs projets. Ex : besoin d’un développeur pour débugger un projet client, support commercial pour un client souhaitant une évolution.
- Informations : les sujets plus génériques intéressant à porter à connaissance de votre équipes. Ex : n’oubliez pas vos feuilles de temps, un all-hands est prévu mardi prochain.
Privilégier l’écrit
En plus de l’ordre du jour envoyé à l’avance, il est important de rédiger une note d’une page, générale lors des réunions d’équipes, et de la lire à voix basse en début de séance.
Cette technique, popularisée par la direction d’Amazon, présente un double intérêt:
- encourager le responsable du sujet à formaliser les informations d’introduction, de blocage et de recommandation avant de commencer la réunion;
- synchroniser chaque partie prenante en lui fournissant le même niveau d’information a priori sur l’échange et la prise de décision.
Améliorer votre organisation de réunion
À la fin de chaque réunions d’équipes, assurez-vous de surveiller votre R.O.T.I. (Remboursement après le temps investi): Il s’agit d’une table ronde rapide (1 minute) pour recueillir des retours sur la gestion de la réunion. L’objectif est de proposer des changements progressifs et de mesurer directement dans quelle mesure vos collègues les adoptent.
Enfin, évitez les rendez-vous récurrents (à l’exception des points de synchronisation en petit comité dont la préparation peut être en grande partie automatisée) pour vous contraindre à préparer correctement chaque réunion et éviter d’être dépassé par le rythme des échéances.
En conclusion, il n’existe pas une seule bonne façon d’organiser vos réunions, celles-ci dépendent de votre contexte de travail, du rythme lié à votre activité ainsi que des personnalités présentes dans votre équipe. En revanche, les techniques présentées ci-dessous ont démontré leur efficacité et permettent d’améliorer drastiquement la communication, condition sine qua non à une bonne collaboration.
À vous de jouer !
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