Comment bien utiliser un paperboard en réunion ?

Réunion

Parmi les outils de facilitation de réunion, le paperboard occupe traditionnellement une place particulière. Contrairement au tableau blanc, ce dernier est constitué de pages papier grand format qui peuvent être décollées.

Il permet d’augmenter les échanges en apportant une dimension visuelle. Pourquoi et comment bien utiliser cet outil lors d’une réunion? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Les avantages du Paperboard !

Le paperboard comporte plusieurs avantages que se soit pour le groupe. C’est à dire l’équipe de réunion et l’animateur de la réunion. Nous allons les détailler ci-dessous.

Les avantages pour le groupe : 

Cet outil permet, entre autres, de :

  • Collecter les idées et les garder en tête pour les ressortir au moment opportun lors de la réunion.
  • Rappeler l’ objectif de la réunion pour pouvoir s’y référer régulièrement tout au long de celle-ci.
  • Noter les questions et points à traiter plus tard dans la réunion pour ainsi planifier la réunion et être organiser au cours de celle-ci.
  • Expliquer des points particuliers en utilisant des graphiques qui peuvent servir à analyser des chiffres de l’entreprise par exemple.
  • Consigner les accords afin de pouvoir débattre dessus à la fin de la réunion sur un temps donné.

Les avantages pour l’animateur de réunion : 

  • Renforcez votre crédit en participant à la construction de votre leadership et de votre crédibilité grâce à une animation plus vivante et interactive.
  • Réduisez votre niveau de stress en permettant à votre corps de faire autre chose que de rester immobile devant le plateau, réduisant ainsi le trac. La vue de l’assemblée n’est plus centrée uniquement sur l’animateur, mais aussi sur la table.
  • Suivre les points importants à résumer à la fin de la réunion et rédiger le rapport final.

Pour l’animateur il y a quelques bonnes démarches à suivre.

Les bonnes pratiques à suivre pour l’animateur !

1) Écrivez en grosses lettres. N’oubliez pas que les interlocuteurs sont éloignés du tableau. Pour que vous puissiez lire ce qui est écrit, la taille des caractères doit être ajustée. N’hésitez pas à utiliser des majuscules pour faciliter la lecture. Un autre avantage d’une bonne écriture est qu’elle évite une erreur qui se produit rapidement: l’écrasement. Seul l’essentiel doit être observé.

2) Tenez-vous devant le public sans cacher le tableau. La force du flipchart est de créer une dynamique dans l’échange. Le modérateur doit garder ce sujet entre lui et son public à tout moment. Pour écrire, il doit se ranger à ses côtés et ensuite partir à la vue de tous. Ce conseil semble évident, mais lors des débats il est très facile de cacher une partie de l’image.

3) Utilisez des marqueurs multicolores pour classer visuellement les informations. Les couleurs ajoutent une nouvelle dimension à l’information. Il est important de ne pas se priver et de savoir jouer avec pertinence. Par exemple: urgence et importance en rouge, un « lot » en vert, etc.

4) Utilisation de graphiques et de tableaux Les implications pour comprendre et stocker une représentation graphique sont indéniables. Encore une fois, les feuilles n’ont pas besoin d’être surchargées. Des graphiques clairs avec des couleurs soigneusement sélectionnées améliorent les informations transmises. Il est également possible de jouer avec la taille des lignes, avec les formes utilisées. bref: aérez !

Conclusion.

Bien utilisé, le tableau de conférence est un moyen très efficace de mener une réunion. Ce sera particulièrement le cas dans le cadre d’ateliers où l’interactivité entre les participants et l’animateur est essentielle. Si vous recherchez une salle de réunion sur le Mans, réservez dès maintenant sur l’Espace Vega !   

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