Comme le dit le dicton: les mots s’envolent, les mots restent. Comme vous le savez, les procès-verbaux des réunions de travail, également appelés procès-verbaux de synthèse, sont un moyen de communication au sein de l’entreprise. En effet, il permet à tous les collaborateurs qui assistent ou non à la réunion de bénéficier des mêmes informations.
Les objectifs de ce compte-rendu.
Le rapport de la réunion est un rapport riche qui décrit le contenu principal de la discussion. Ses objectifs sont:
- Enregistrer les discours et les décisions prises lors de la réunion,
- Partager des informations avec ceux qui n’ont pas assisté à cette réunion,
- Enregistrer les décisions prises et les actions entreprises,
- Planifier la prochaine réunion de travail et les sujets à discuter,
- Document de référence en cas de litige.
Pour être efficaces, les rapports de réunion doivent respecter certaines règles de fond et de forme.
Les règles à suivre
La trame du compte rendu peut suivre l’ordre des points abordés lors de la réunion ou bien être réorganisée.
Structure d’un compte-rendu de réunion
Les mentions obligatoires :
- But de la réunion
- Date et lieu de la réunion
- Liste des personnes avec leurs noms et fonctions
- Liste des absents / tiers (qui n’étaient pas présents, mais les parties prenantes du sujet discuté, comme les superviseurs)
- Thèmes abordés (la structure est divisée en sections et sous-sections)
- Actions à entreprendre lors de la prochaine réunion
- Date et lieu de la prochaine réunion
La structure du compte-rendu :
Aucun effort n’a été épargné et tous les points de l’ordre du jour devraient être inclus. Nous vous recommandons de diviser le rapport de réunion en trois parties:
- Introduction (Contexte et objectifs de la réunion)
- Développement (différents sujets traités, divisés en sections et sous-sections)
- Conclusion (résumé de la réunion, décisions prises, mesures à prendre)
En général, les sujets traités sont affichés par ordre d’importance (croissante ou décroissante). Cependant, si la réunion ne concerne qu’un seul sujet, vous pouvez suivre le plan d’analyse.
La forme du compte-rendu :
Un bon rapport de réunion fournit des informations de manière factuelle. Par conséquent, la rédaction du rapport doit être fidèle à la discussion, c’est-à-dire qu’il ne doit pas être ajouté ou omis. De plus, l’auteur ne doit pas ajouter de commentaires ou d’opinions personnels. Par conséquent, il est fortement recommandé aux auteurs de ne pas utiliser d’expressions personnelles (moi ou nous), ni d’utiliser des adverbes ou des adjectifs d’appréciation. Seuls les points principaux des idées présentées lors de la réunion doivent être copiés, et non l’ensemble de la discussion. Par conséquent, l’auteur devra organiser l’information. De toute évidence, l’éditeur ne doit pas exclure les idées des commentaires, car il ou elle n’est pas d’accord avec elles. Il doit adopter une position neutre. De plus, il est important que le texte du compte rendu soit clair, concis et structuré. En effet, les lecteurs devront le comprendre facilement, retrouver les informations qu’ils recherchent. Enfin, cela va de soi, l’écriture doit être irréprochable, rédigé en bon français, avec une orthographe irréprochable.
Diffusion et archivage du compte-rendu :
Après validation de qui de droit, votre compte rendu doit être diffusé le plus rapidement possible à toutes les personnes concernées (celles présentes lors de la réunion mais aussi aux absents et aux autres salariés concernés). Cela permettra aux participants de « valider » ce compte-rendu et de rajouter des éléments importants non mentionnés le cas échéant.
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